🔥 Réduire la complexité des formulaires d'admission des patients avec FHIR SDC

Le problème des formulaires d'admission traditionnels

Nombreux sont ceux qui connaissent cette situation : vous visitez une clinique pour la première fois et on vous remet un formulaire d'admission de cinq pages. Vous devez répondre à des dizaines de questions, même si certaines ne vous concernent manifestement pas.

Les formulaires médicaux numériques fondés sur FHIR SDC peuvent aider à résoudre ce problème. Cependant, le simple fait de transférer un formulaire du papier à un écran ne l'améliore pas automatiquement. Un formulaire numérique peut tout de même être long, mal structuré et difficile à comprendre. Dans certains cas, il peut même sembler plus déroutant que la version papier. Le papier, du moins, n'ouvre pas une nouvelle section lorsqu'on clique sur le mauvais bouton.

Une formulation complexe et des sections non pertinentes nuisent toutes deux à l'expérience. Une fois que le patient a soumis le formulaire, un clinicien peut poser les mêmes questions à nouveau, car trouver les réponses dans un formulaire volumineux et compliqué prend trop de temps.

Cela est important parce qu'un formulaire d'admission constitue souvent l'un des premiers points de contact entre un patient et une clinique. Le respect envers les patients ne se limite pas aux soins médicaux ou à un service chaleureux. Il englobe également la façon dont l'information est recueillie.

Un bon formulaire d'admission devrait donc être considéré comme faisant partie intégrante de l'expérience globale du patient. Même un formulaire simple et clair peut instaurer un ton positif pour les prochaines interactions du patient avec la clinique.

Traditional patient intake form with a long and complex structure

Un formulaire doit être dynamique, non statique

Qu'est-ce qui peut rendre le processus de remplissage d'un formulaire plus confortable?

La première étape, et la plus importante, consiste à rendre le formulaire dynamique. Les patients ne devraient pas avoir à répondre à des questions qui ne les concernent pas. En fait, ils n'ont même pas besoin de les voir.

FHIR Questionnaire prend en charge la logique conditionnelle grâce à enableWhen. Cette fonctionnalité contrôle si une question ou un groupe est activé en fonction d'une réponse fournie ailleurs dans le formulaire. FHIR SDC offre également enableWhenExpression pour des conditions plus avancées qui ne peuvent pas être facilement représentées par la structure standard enableWhen. Les éléments désactivés sont normalement masqués ou rendus inaccessibles, et leurs règles d'obligation ne s'appliquent pas tant qu'ils sont désactivés.

Dans Formbox, les auteurs de formulaires peuvent configurer ces conditions à l'aide d'un générateur de conditions visuel. Des règles simples peuvent être créées sans écrire de FHIRPath. Pour une logique plus complexe, le générateur peut convertir les conditions en FHIRPath, tandis qu'un éditeur d'expressions reste disponible lorsqu'un contrôle direct est nécessaire.

Cela signifie qu'un auteur de formulaire peut créer à la fois des conditions simples et de plus grandes combinaisons de règles AND et OR sans exiger que chaque membre de l'équipe devienne un expert FHIRPath du jour au lendemain.

Un exemple simple d'`enableWhen`

Prenons une section sur l'usage du tabac et de la nicotine.

Le formulaire pose d'abord la question suivante :

Utilisez-vous actuellement des produits contenant du tabac ou de la nicotine?

Lorsque le patient sélectionne Oui, le formulaire peut afficher des questions supplémentaires, telles que :

Combien de cigarettes fumez-vous par jour?
Depuis combien d'années utilisez-vous ces produits?
Quels produits contenant du tabac ou de la nicotine utilisez-vous?

Lorsque le patient sélectionne Non, toute la section de suivi reste masquée.

Un patient qui ne fume pas ne devrait pas avoir à répondre au nombre de cigarettes qu'il fume par jour. La bonne réponse peut être zéro, mais poser la question ajoute tout de même du travail inutile et donne l'impression que le formulaire est plus long qu'il ne l'est réellement.

Grâce à l'affichage conditionnel, le formulaire initial paraît plus épuré et moins intimidant. Le patient ne voit que les questions pertinentes à sa situation actuelle.

La même approche peut être appliquée à bien d'autres sections :

Questions liées à la grossesse
Chirurgies antérieures
Allergies
Médicaments actuels
Antécédents médicaux familiaux
Consommation d'alcool ou de substances
Détails sur un symptôme particulier

Par exemple, il n'y a aucune raison d'afficher les champs pour la date et le type d'une chirurgie antérieure tant que le patient n'a pas confirmé qu'une telle chirurgie a eu lieu.

Conditional display using enableWhen in a patient intake form

Les questions obligatoires doivent être utilisées avec discernement

Un autre facteur important est le nombre de questions obligatoires.

Un formulaire d'admission des patients devrait contenir aussi peu de questions obligatoires que raisonnablement possible. Une question ne devrait normalement être obligatoire que lorsque la clinique a réellement besoin de la réponse pour poursuivre le flux de travail, prodiguer des soins sécuritaires, identifier le patient, ou satisfaire à une exigence légale ou opérationnelle.

Rendre chaque champ obligatoire peut sembler améliorer l'exhaustivité des données. En pratique, cela peut produire le résultat inverse. Des patients qui ne comprennent pas une question peuvent saisir une réponse approximative ou incorrecte simplement parce que le formulaire ne leur permet pas de continuer.

FHIR définit required au niveau de la question ou du groupe. Un élément obligatoire activé doit recevoir une réponse avant que la QuestionnaireResponse puisse être marquée comme complétée. Cependant, lorsqu'un élément est désactivé par la logique conditionnelle, sa contrainte d'obligation est ignorée. Cette combinaison est utile : une question peut être obligatoire lorsqu'elle est pertinente sans l'être pour tous les patients.

Par exemple, le nom d'un médicament peut être obligatoire après que le patient a confirmé qu'il prend un médicament. Il ne devrait pas bloquer les patients qui ont déjà sélectionné Je ne prends actuellement aucun médicament.

Required questions configured only when clinically relevant

Ne pas afficher tout le formulaire d'un seul coup

La logique conditionnelle n'est pas le seul moyen de réduire la complexité visuelle. Le formulaire peut également être divisé en groupes clairs que les patients ouvrent au fur et à mesure qu'ils avancent dans le processus.

Un état initial pratique pourrait ressembler à ceci :

La section Renseignements sur le patient est développée.
Les sections restantes sont réductibles.
Ces sections ultérieures sont réduites par défaut.

Formbox prend en charge les éléments réductibles et permet à l'auteur du formulaire de choisir si leur état initial est Réduit ou Développé.

Cela ne réduit pas le nombre réel de questions, mais diminue la quantité d'information affichée à l'écran à la fois. Au lieu de voir un immense questionnaire, le patient voit un petit ensemble d'étapes gérables.

Pourquoi cela est important

Afficher moins de questions au bon moment offre plusieurs avantages.

Premièrement, le formulaire devient plus facile à comprendre. Le patient peut se concentrer sur un sujet pertinent plutôt que de parcourir une longue page en essayant de déterminer quels champs peuvent être ignorés.

Deuxièmement, cela réduit le risque d'erreurs. Les questions non pertinentes peuvent mener à des valeurs aléatoires, des réponses contradictoires ou des explications en texte libre inutiles.

Enfin, le formulaire devient plus facile à maintenir. La plupart des questions sont masquées par défaut, mais l'auteur du formulaire peut toujours voir la structure complète dans le plan. Cela facilite la recherche d'une section, l'examen de sa logique et la modification du formulaire au besoin.

Remplir le formulaire peut être un processus partagé

Tous les renseignements ne doivent pas nécessairement être saisis par le patient avant le rendez-vous.

Certaines informations peuvent être difficiles à décrire précisément pour le patient. Un professionnel de la santé peut également découvrir des détails supplémentaires lors de la consultation. Par exemple, le patient peut se souvenir de la couleur et de l'utilité d'un comprimé, mais pas de son nom ni de sa posologie.

Lorsque Formbox génère un lien pour une QuestionnaireResponse existante, l'option allow-amend peut permettre que la réponse soit modifiée et soumise à nouveau.

Avec les contrôles d'accès et le flux de travail appropriés, un professionnel peut ajouter, clarifier ou corriger des informations pendant ou après le rendez-vous. La réponse peut ensuite être soumise avec un statut amended plutôt que d'obliger le patient à remplir chaque détail seul. Formbox met également à jour les ressources liées lorsqu'une réponse modifiée est extraite à nouveau dans son flux de travail d'extraction basé sur les observations.

Cette approche fait du formulaire une source d'information partagée plutôt qu'un devoir imposé au patient qui doit être parfait avant que quiconque puisse le consulter.

Practitioner amending a patient-submitted QuestionnaireResponse

Que se passe-t-il après la soumission du formulaire?

Une meilleure interface utilisateur ne résout qu'une partie du problème.

Les réponses ne devraient pas rester enfermées dans une QuestionnaireResponse, où d'autres flux de travail cliniques pourraient avoir du mal à les trouver ou à les utiliser. Une réponse complétée est structurée, mais elle demeure essentiellement un enregistrement du formulaire et de ses réponses.

L'extraction de données permet aux utilisateurs d'utiliser les réponses du questionnaire pour créer ou mettre à jour d'autres ressources FHIR. Selon l'approche d'extraction et les correspondances définies, le résultat peut être une seule ressource ou un Bundle contenant plusieurs ressources liées.

Formbox prend en charge plusieurs approches d'extraction, notamment l'extraction basée sur les observations, sur les définitions et sur les gabarits. L'extraction basée sur les définitions mappe les réponses vers des chemins dans les ressources cibles, tandis que l'extraction basée sur les gabarits peut utiliser des gabarits de ressources et des expressions FHIRPath pour produire des résultats plus complexes.

Pour un formulaire d'admission des patients, les ressources extraites peuvent inclure :

Patient pour les informations démographiques et de contact
AllergyIntolerance pour les allergies et réactions déclarées
MedicationStatement pour les médicaments que le patient déclare prendre
MedicationRequest lorsque le flux de travail représente une ordonnance ou une prescription réelle
Observation pour des valeurs telles que le statut tabagique, le poids, la taille ou d'autres mesures cliniques

L'extraction de données n'est pas automatique simplement parce qu'un questionnaire utilise FHIR SDC. Le questionnaire doit contenir la configuration d'extraction correcte, et une opération d'extraction ou un flux de travail de soutien doit traiter la réponse. Une fois cette configuration en place, cependant, un seul formulaire peut faire plus que collecter des réponses. Il peut devenir une source d'information clinique structurée que d'autres systèmes FHIR peuvent rechercher, comparer, valider et réutiliser.

Cela peut également réduire la saisie répétée de données. Plutôt que de lire une réponse et de copier manuellement chaque allergie ou médicament dans un autre écran, le système peut créer les ressources pertinentes selon les correspondances définies. Un clinicien doit toujours examiner les informations cliniquement importantes, mais l'ordinateur peut se charger du travail de copie moins captivant.

Questionnaire answers extracted into new FHIR resources

Conclusion

En combinant plusieurs fonctionnalités de FHIR SDC, nous avons transformé un formulaire d'admission volumineux et accablant en un questionnaire clair, structuré et convivial pour les patients, qui n'affiche que ce qui est nécessaire.

La logique conditionnelle avec enableWhen nous a permis de retirer environ 70 % des questions non pertinentes de la vue initiale. Ces questions sont maintenant masquées et n'apparaissent que lorsque les réponses précédentes du patient les rendent pertinentes.

Les groupes réductibles contribuent également à réduire la charge visuelle. À l'ouverture du formulaire, le patient ne voit qu'un petit nombre de questions — environ dix — plutôt que l'ensemble du questionnaire d'un seul coup. Cela facilite le démarrage sans avoir l'impression que le premier rendez-vous s'est transformé à l'improviste en examen. Les sections restantes peuvent ensuite être ouvertes étape par étape.

Enfin, l'option de modification laisse aux patients la possibilité de faire des erreurs. Toute personne peut avoir besoin d'aide pour remplir un formulaire médical, surtout lorsque les questions portent sur des termes cliniques, des dates, des médicaments ou des antécédents. Lors du rendez-vous, un professionnel peut examiner les réponses, clarifier les détails ambigus et apporter les corrections nécessaires. Cela contribue à améliorer l'exactitude et l'exhaustivité des informations recueillies.

Ensemble, ces fonctionnalités rendent le formulaire d'admission des patients plus facile à remplir pour les patients et plus facile à examiner et à utiliser pour les cliniciens. Le résultat n'est pas simplement un formulaire à l'apparence plus courte, mais une façon plus pratique et plus fiable de recueillir des informations cliniques structurées.