🔥 Medizinische Papierformulare digitalisieren (Schritt für Schritt)

Formulare digitalisieren

Medizinische Papierformulare in Sekunden digitalisieren: Damit Ärzte sich auf Patienten konzentrieren können – nicht auf Papierkram

Die digitale Transformation des Gesundheitswesens zielt darauf ab, Technologie einzusetzen, um Patientenergebnisse zu verbessern. Dazu gehört die Integration digitaler Werkzeuge und Plattformen in die Gesundheitsversorgung – von elektronischen Patientenakten und E-Rezepten bis hin zu Wearables und KI-basierten Anwendungen.

Trotz der Fortschritte bei der Digitalisierung des Gesundheitswesens setzen viele medizinische Einrichtungen nach wie vor auf Papierformulare, um Patientendaten zu erfassen. Dies führt zu Verzögerungen zwischen der Datenerhebung beim Patienten und der Eingabe ins System und kann gleichzeitig zu Fehlern bei der Dateneingabe führen. Elektronische Formulare helfen, diese Probleme zu vermeiden.

Medizinische elektronische Formulare basieren häufig auf standardisierten Papierformularen, die über Jahre hinweg in der Praxis optimiert wurden.

Im Durchschnitt verwendet eine kleine Fachklinik etwa 100–150 verschiedene medizinische Formulare. Die Umwandlung dieser Papierformulare in elektronische Formate kann – je nach Komplexität und den eingesetzten Digitalisierungswerkzeugen – 30 bis 150 Tage in Anspruch nehmen.

Um diesen Konvertierungsprozess zu beschleunigen, haben wir eine Funktion entwickelt, die künstliche Intelligenz (KI) und OCR (optische Zeichenerkennung) nutzt, um Papierformulare in elektronische Versionen umzuwandeln. Diese Funktion extrahiert Text aus PDF-Dateien und erstellt eine entsprechende JSON-Struktur, die das Formular repräsentiert.

So digitalisieren Sie Formulare

Funktionsweise

Sie laden eine PDF-Datei hoch, und alle Bilder aus der Datei werden in einer Vorschau angezeigt.
Der Textinhalt der PDF wird mithilfe von OCR- und KI-Werkzeugen extrahiert. Dieser extrahierte Inhalt wird in das JSON-Format umgewandelt und zur Prüfung angezeigt.
Sie werden aufgefordert, einen OpenAI-API-Schlüssel* anzugeben, um die Formularerstellung aus dem extrahierten Inhalt zu unterstützen.
Nach der Verarbeitung steht Ihnen das KI-generierte JSON zur Prüfung, Bearbeitung und Fehlerprüfung zur Verfügung. Das System weist auf etwaige Probleme hin, die behoben werden müssen.
Wir haben einen Rechner hinzugefügt, der die Kosten für die Erstellung dieses Formulars automatisch schätzt.
Sobald Sie den Inhalt geprüft haben, können Sie auf „Generieren" klicken, um das Formular zu importieren und im Aidbox Form Builder zu öffnen.
Sie erhalten eine Basisversion des elektronischen Formulars. Von dort aus können Sie das Layout verfeinern, Widgets gegen passendere austauschen und fehlende Inhalte ergänzen.

Ihr OpenAI-API-Schlüssel wird sicher verwendet und bleibt privat. Er wird weder übertragen noch auf Backend-Servern oder Drittanbieterdiensten gespeichert. Alle Interaktionen mit OpenAI finden lokal in Ihrem Browser statt, sodass Ihr API-Schlüssel während des gesamten Prozesses geschützt ist.

Welche Formulare eignen sich am besten für diese Funktion?

Einwilligungsformulare
Medizinische Fragebögen
Formulare mit einer Spalte
Formulare mit einfachen Layouts
„Nicht dichte" Formulare, die keine großen Informationsmengen enthalten

Herausforderungen und unsere Lösungsansätze

Bei der Konvertierung mehrseitiger oder „dichter" Formulare wurde das JSON aufgrund der Kontextgrößenbeschränkung in ChatGPT-4o gelegentlich abgeschnitten. Das Senden mehrerer Seiten als JPEG-Dateien verbrauchte einen erheblichen Teil des verfügbaren Kontexts und ließ weniger Raum für die JSON-Ausgabe, was die Verarbeitung größerer Formulare erschwerte.

Lösung: Zunächst haben wir versucht, die Seiten in niedrigerer Auflösung zu senden und die Bilder zu komprimieren, um die Dateigröße zu reduzieren. Dies führte jedoch zu einem spürbaren Qualitäts- und Genauigkeitsverlust bei der Texterkennung. Um dem entgegenzuwirken, haben wir einen zusätzlichen OCR-Schritt eingeführt, der zunächst die originalen hochauflösenden Bilder verarbeitet. Diese Kombination ermöglichte es uns, eine optimale Größe zu erreichen, ohne den Kontext zu verlieren.

Eine weitere Herausforderung war das Verfassen des Prompts für OpenAI, um die Formularkonvertierung effektiv zu handhaben. Dies war schwierig, weil medizinische Formulare häufig komplexe Strukturen aufweisen – darunter eng gruppierte Elemente, bedingte Logik und aufwändige Layouts. Ein generischer Prompt könnte diese Beziehungen leicht falsch interpretieren, was zu falschen Gruppierungen oder fehlenden Abhängigkeiten führt.

Lösung: Durch die Verarbeitung verschiedener Formulare haben wir unterschiedliche Szenarien berücksichtigt, wie etwa die Gruppierung eng beieinanderstehender Elemente oder die Erfassung von Abhängigkeiten (z. B. bedingte Logik) in der Formularstruktur.

Mit unserer aktuellen Version haben wir bereits eine solide Grundlage geschaffen, und wir freuen uns darauf, die Fähigkeiten weiter auszubauen, um komplexere Papierformulare zu verarbeiten, wie etwa:

Formulare mit mehreren Spalten
Formulare mit komplexen Layouts, z. B. mit Tabellen oder Trennlinien
Mehrseitige Formulare oder „dichte" Formulare mit vielen Details auf einer Seite
Schlecht gescannte Dokumente

Die Erstellung eines Formulars von Grund auf ist stets zeitaufwändiger, daher hilft diese Funktion, Zeit und Aufwand zu sparen.

Technologische Fortschritte bringen sowohl Ärzten als auch Patienten enormen Mehrwert und verbessern alle Bereiche der Gesundheitsversorgung!

Wenn Sie einen Rückstand an Papierformularen haben, testen Sie unsere neue PDF-Konvertierungsfunktion zusammen mit dem No-code Form Builder, um Ihren Digitalisierungsprozess zu beschleunigen.